見学者名簿所在未確認と今後の対応について

　先日、昨年の問題集送付に当たって、見学者名簿の所在がわかっておらず、送付ができない状況であることをお知らせいたしました。

　例年、大会が終了してしまうと、どうしてもその後の作業が滞りがちになり、使用問題の皆様への送信が遅れてしまうご迷惑をお掛けしておりました。それでも、何とか次の大会前には問題集を編集し、関係者に送信するという対応を行っておりました。
　しかし、昨年の場合はお恥ずかしい話なのですが、十分な準備が不足のまま、大会を開催してしまったという経緯があったため、大会後の対応もいつにも増しておざなりとなり、見学者名簿の所在が確認できない事態に陥ってしまいました。
　見学者名簿は引き続き、所在を調査し、その所在が確認でき次第、問題集の送付を行って参りますが、当面は見学者のみなさまからのお申し出に対応する形で進めさせていただきます。

　誠に申し訳ございません。

　このような昨年の失敗を繰り返さないよう、今年は以下の対応をいたします。

１　大会の責任者について
　大会全体の運営については、昨年の準備不足の反省を踏まえ、今年はかなり早くから、新責任者の元でしっかりとまとまって大会準備が進んでおります。

２　問題集の編集について
　今大会では、当日に問題集編集担当を設定し、大会終了直後にほぼ問題集が完成するような体制を整えます。
　また、関係書類はすべて大会責任者に集約することで管理を徹底いたします。

３　問題集の送付について
　今回からはゆるやかな事前エントリー制度をお願いしているため、すでにいただいているE-mailに返信することで、アドレスの入力の手間を防ぎます。当日は事前エントリーされていなかった出場者にのみE-mailアドレスを記載いただくことにします。
　見学者についても、送付を確実にするためにゆるやかな事前エントリーをお願いすることにいたしました。お手数ですが、以下を参考にしてください。

　　宛　　先：[e-mail]
　　タイトル：（例）女だらけ見学希望
　　本　　文：（例）第18回女だらけのクイズ大会の見学を希望です。△△←お名前
　　※これまで同様、事前エントリー頂かなくても、当日見学は可能です。

　そして、以上のような対応を施した上で、今回の問題集については、前回の不手際のお詫びとして当日の出場者、見学者全員に無料で送信させていただきます。
（つまり参加料・見学料の中に問題集分も含んでおります）。
　かつては出場者控え室としての和室を新たに確保するための財源として問題集を発行し、御希望者から別途お代（２００円）をいただいたことが発端でしたが、今回は今までの 会計繰り越し分などから対応させていただきます。

　他にも改善できるところがあれば、随時反映していく所存でございます。
　どうぞ御理解の上、今年の大会をよろしくお願いいたします。